Ferramentas e soluções que integram a plataforma com os sistemas de gestão das prefeituras conquistam pregoeiros municipais de todas as regiões
 
Cada vez mais municípios, dos quase 1 mil clientes atuais do Portal de Compras Públicas, estão adotando as ferramentas e soluções da plataforma para integração direta com os sistemas internos de gestão das prefeituras. As parcerias do Portal com as empresas que administram esses sistemas, as chamadas ERPs (Enterprise Resource Planning), permitem aos pregoeiros fazer a migração, de forma digital, de centenas ou milhares de informações dos processos de pregão eletrônico para a plataforma, tornando cada vez mais rápidos os certames, evitando erros do preenchimento manual e garantindo segurança aos dados digitados. Além de também reduzir ou até abolir o uso de papel.
Os benefícios vão muito além da digitação dos dados, envolvendo a criação de ferramentas complexas e muitas vezes até personalizadas para atender demandas específicas dos clientes. “Desenvolvemos soluções de integração focadas na parte externa das licitações, como publicação do edital, impugnações e dúvidas, sessão de lances, habilitação, recursal, adjudicação e homologação”, destaca o CEO do Portal, Leonardo Ladeira. “São funções bastante específicas e que exigem implementações que mudam com frequência – em função de novas legislações, exigências dos órgãos de controle ou demandas das áreas de compras das prefeituras e demais entes públicos. Estamos constantemente atualizando as ferramentas, que são 100% gratuitas para os compradores”. 
“A integração hoje é vital para nossos clientes e potencializa os serviços das ERPs, consolidando-se como um importante diferencial de mercado da plataforma”, avalia o assessor de Relações Institucionais do Portal, Heitor Caldeira, que faz a interface com o setor. 
 
Pregoeiros e diretores de suprimentos de diferentes regiões, que antes comandavam todo esse processo manual, agora testemunham as vantagens de mais esse benefício viabilizado pelo Portal:
 
• ALFREDO MARCONDES – SP
Sandra Vasconcelos Martins, pregoeira de Alfredo Marcondes, em São Paulo, está entre os que aprovam com entusiasmo a parceria com as ERPs. Seu município foi o primeiro do estado de São Paulo a adotar a integração, em abril. “Começamos com a ferramenta ao mesmo tempo em que migramos para o pregão eletrônico, ambos com o Portal de Compras Públicas. Assim, a experiência em comparação à situação anterior, para nós, foi duplamente positiva”, afirma Sandra, após trabalhar por dez anos com pregão presencial. “A velocidade e agilidade que se ganha ao não ter que digitar os dados manualmente nas planilhas é impressionante, fora a racionalização do tempo dos servidores, que agora podem se dedicar a outras funções, e a segurança de que o preenchimento está correto”. 
Segundo a pregoeira, o sistema é muito prático e intuitivo e complementa as ferramentas do Portal, que já agilizam todo o processo do pregão ao abranger desde a homologação até a geração da ata. “Tudo isso é reforçado pelo suporte técnico do Portal, que é muito rápido e funciona mesmo, eles nos atendem prontamente a qualquer dúvida ou problema e ainda disponibilizam capacitação e treinamento para nossa equipe de licitação. É uma evolução enorme, não há hipótese de voltarmos para o pregão presencial e processos manuais”.
 
• NOVA CRUZ – RN
Já o município de Nova Cruz, no Rio Grande do Norte, que é cliente do Portal desde 2017 no pregão eletrônico, adotou a integração com seu sistema de gestão no ano passado. “A medida tornou-se necessária em função do aumento nas licitações do município”, conta o pregoeiro, André Luiz Alves dos Santos. “Percebemos que a tecnologia daria certo porque antes da integração o Portal já nos disponibilizava algumas ferramentas da área, ou seja, tínhamos um modelo de referência e, ao usarmos a integração total agora, comprovamos o quanto é prática, facilita e imprime velocidade ao trabalho da equipe de licitação”, atesta. “Hoje, todas as informações sobre os processos já estão no nosso sistema ao publicarmos o pregão e o que antes demandaria muito tempo é feito em questão de minutos, virou algo essencial para o município”.
Santos destaca ainda outra vantagem da integração: a ausência de erros no preenchimento digital das planilhas. “Não identificamos nenhum erro desde que fizemos a migração, o que é fundamental, pois a digitação de uma vírgula fora do lugar ou de apenas um número errado pode alterar os dados do pregão e levar a contestações e mesmo à sua anulação”, aponta. De acordo com ele, o fato de os padrões utilizados pelos dois sistemas serem os mesmos, assim como os valores de referência, favorece esse bom resultado. “Quando fazíamos os processos manualmente, levávamos muitos dias para alimentar as planilhas da prefeitura e depois inserir os dados no Portal, ainda mais em licitações com grande volume de itens disputados - daí a vulnerabilidade a erros. Hoje, com tudo digital, também há mais transparência nos gastos do município”, ressalta.
 
• SÃO BENTO DO SUL - SC
Na outra extremidade do país, São Bento do Sul, em Santa Catarina, também enumera uma série de vantagens da integração da ERP com a plataforma, que iniciou quase simultaneamente à adoção do pregão eletrônico, em 2017. “Abolimos o uso do papel e do sistema de requisição com carbono, que ainda se mantinha em algumas secretarias”, revela o diretor de Suprimentos e Patrimônio da Prefeitura, Tiago Martinhuk . “Foi preciso quebrar a barreira inicial da resistência interna com as mudanças”.
Ele conta que tudo tinha que ser digitado a mão, primeiro nas planilhas da prefeitura, depois na plataforma do Portal e, após os resultados, de novo para o sistema interno do município. Isso gerava cansaço e grande pressão à equipe, pela urgência nas aquisições, especialmente em licitações como as de medicamentos, que costumam envolver em média 300 a 400 itens. “Agora, com os dois sistemas operando juntos, tudo flui com velocidade e conseguimos homologar os pregões no mesmo dia, pois os dados já estão todos previamente no sistema e o Portal ainda inclui nessa etapa a proposta dos fornecedores, além de aceitar assinatura digital”, afirma. “O que era feito em uma semana leva apenas um dia”.
A aprovação foi tanta que São Bento do Sul decidiu estender o pregão eletrônico - com a integração - para todos os processos de compra municipais, e não somente nas aquisições com transferências voluntárias da União, como é exigido pelo Decreto 10.024/2019. “Os próprios pregoeiros pediram e o município, que já faz 90% de seus pregões de forma eletrônica, deve chegar a 100% em agosto. Estamos contemplando, na prática, o princípio da eficiência e da economicidade da administração pública que prega o Decreto”.